دستگاه حضور و غیاب چیست + کاربردهای خاص آن

دستگاه حضور و غیاب چیست و چه کاربردهای خاصی دارد؟ سیستم‌های حضور و غیاب در حال حاضر یکی از ضروری‌ترین اجزای هر سازمان است. دستگاه‌های حضور و غیاب به سیستمی گفته می‌شود که در آن با استفاده از سخت افزار و نرم افزار حضور و غیاب، اقدام به اعتبار سنجی از کاربر وارد شد به مجموعه می‌کند. دستگاه‌های حضور و غیاب درایا مدل‌ها و سیستم‌های متنوعی است که وابسته به نوع نیازمندی شما و همچنین نوع کاربردی که از دستگاه حضور و غیاب می‌خواهید می‌توانید نمونه مورد نظر خود را انتخاب کنید. سیستم‌های حضور و غیاب پیش رفته با دارا بودن سیستم نرم افزار حرفه‌ای امکانات مختلفی از قبیل گزارش روزانه، گزارش ماهیانه و هفتگی را برای کارفرماها فراهم می‌‌آورد.

دستگاه حضور و غیاب چیست؟ دستگاه حضور و غیاب سیستمی فیزیکی است که برای ثبت زمان ورود و خروج کارمندان کاربرد دارد. امروزه بیشتر ادارات دولتی و خصوصی ترجیح می‌دهند که جهت کنترل تردد پرسنل خود این از تجهیزات استفاده کنند. زیرا سیستم ساعت زنی این امکان را در اختیار کارکنان شرکت‌ها و ادارات قرار می‌دهد که زمان دقیق ورود و خروج خود را به صورت الکترونیکی ثبت نمایند. در ادامه نوشتار مزایای دستگاه حضور و غیاب را بیان خواهیم کرد.

مزایای دستگاه حضور و غیاب

استفاده از سیستم حضور و غیاب می‌تواند مزیت‌های بسیاری را برای سازمان‌ها به همراه داشته باشد که از جمله آن‌ها موارد زیر هستند:

کنترل دقیق زمان ورود و خروج کارکنان

دستگاه حضور و غیاب هوشمند به خوبی می‌تواند زمان دقیق ورود و خروج تمامی پرسنل شرکت یا سازمان را ثبت کند. این مزیت موجب می‌شود که کارمندان بکوشند سر وقت در محل کار خود حاضر باشند.

قابلیت کنترل اضافه کار و کسری کار

از آنجا که دستگاه کنترل تردد افراد ورود و خروج کارمندان را به طور دقیق ثبت و نگهداری می‌کند، امکان محاسبه دقیق کسری کار یا اضافه کار پرسنل برای مدیر مجموعه فراهم می‌شود. به این صورت که رئیس شرکت می‌تواند در پایان هر ماه همه دیرآمدن‌ها و اضافه کاری‌ها را بدون کوچکترین خطا محاسبه کرده و با توجه به آن حقوق کارمندان را کاهش یا افزایش دهد.

جلوگیری از خطای انسانی

به کار بردن روش‌های سنتی برای ثبت ورود و خروج افراد می‌تواند مشکلاتی نظیر خطای انسانی را به همراه باشد. در حالی‌که سیستم حضور و غیاب با هوش مصنوعی تمام جزئیات را بدون کوچکترین خطا به ثبت می‌رساند.

صرفه جویی در هزینه های جاری

استفاده از دستگاه حضور و غیاب باعث کاهش هزینه‌های جاری سازمان می‌شود؛ زیرا در صورت وجود این سیستم دیگر نیازی به استخدام کارمند برای ثبت کنترل تردد افراد نیست. علاوه‌برآن با نصب دستگاه ورود و خروج از کم‌کاری پرسنل نیز جلوگیری می‌شود که این موضوع در دراز مدت صرفه اقتصادی را به دنبال دارد.

آسان شدن فرآیند محاسبه حقوق پرسنل

طراحی سیستم حضور و غیاب هوش مصنوعی به گونه‌ای است که به راحتی می‌توان اطلاعات ذخیره شده در آن را به نرم‌افزار حضور و غیاب انتقال داد. بنابراین محاسبات سریع و آسان دستمزد کارکنان امکان‌پذیر می‌شود. این مزیت در واقع موجب کاهش نیاز به منابع انسانی شده و هزینه‌های شرکت را می‌کاهد.

ثبت و نگهداری آرشیو ورود و خروج کارمندان

با راه‌اندازی دستگاه کنترل ورود و خروج می‌توانید آرشیو کامل و دقیقی از ساعت تردد پرسنل در اختیار داشته باشید. آرشیو اطلاعاتی که سیستم کنترل تردد ارائه می‌دهد، کمک می‌کند که روابط بین مدیران و کارکنان شفاف‌سازی شده و از هر گونه سوء‌تفاهم یا تضییع حقوق پرسنل پیشگیری شود.

تهیه گزارشات مدیریتی در مدتی کوتاه

با نصب دستگاه حضور و غیاب افراد مدیران به سرعت و در کوتاه‌ترین زمان ممکن قادر خواهند بود گزارش‌های دقیق و جامعی را از نحوه عملکرد پرسنل تهیه کنند. این امر سبب می‌شود که بتوانند تصمیماتی راهبردی در جهت ارتقای مجموعه خود اتخاذ نمایند.

کاربرد دستگاه حضور و غیاب

زمانی که صحبت از خرید دستگاه ورود و خروج پرسنل می‌شود، ممکن است فکر کنید که کاربرد این دستگاه صرفا ثبت ورود و خروج افراد است؛ درحالی‌که سیستم‌های حضورغیاب کاربردهای دیگری نیز دارند. بطور کلی اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از دستگاه حضور و غیاب به همراه نرم افزار حضور و غیاب است. دستعگاه حضور و  غیاب تنها وظیفه ثبت اطلاعات را برعهده دارد. به کمک نرم افزار حضورغیاب می‌توانید این اطلاعات را استخراج کنید. محاسبه حقوق و دستمزد، اتصال دستگاه حضوروغیاب به نرم افزار حسابداری، تعیین شیفت‌های کاری در دستگاه، امکان تعریف اضافه کاری و… همگی از کاربردهای دستگاه حضوروغیاب اداری به شمار می‌روند.